打电话的技巧与注意事项
在人际交往中,电话已成为人们经常使用的主要通信工具。在对外交往中使用电话时,通常必须认真遵守下述几个方面的礼仪规范:
第一,要注意通话的时间。打电话时应当注意的时间问题,具体又可以分为两个方面:其一,通话时间的选择。其二,通话时间的长度。
在一般情况下,与外国友人通话时,不宜有碍其工作、生活和休息。因公与其通话时,最好不要选择对方下班之后的时间;因私与其通话时,则尽量不要占用对方上班时间。还应当注意到通话对象所在国与我国存在的时差问题。若无要事相告,千万不要在节假日或对方休息、用餐时间里给对方打电话。与外国友人通话时,在时间长度上应自觉地有所限制。应当做到有备而谈,长话短说,删繁就简。可能地话,一次通话的时间,最好不要超过3分钟。没话找话,絮絮叨叨,随想随说,通话时间过长,都是打电话之大忌。
第二,要注意通话的表现。人们在通电话时,虽然未必能够见面,但是此时此刻的种种表现,仍然与每个人的社交形象密切相关。
当自己作为发话人,主动拨打电话时,首先要使用必要的礼貌用语。电话接通后,先要问好对方“你好”,接下来必须主动地自报家门,如果电话需要接转,或是需要受话人代找某人,切勿忘记以“请”相求,并且一定要向对方道谢。如果通话时中途掉线,或是拨错了号码,则当时要主动承担责任,并向关于人员致歉。在通话结束前,先要对受话人道一声“再见”,随即方可双手轻轻地将电话挂上。倘若自己是受话人,则在接听电话时,必须处处以礼待人。可能地话,最好要在电话铃响3次左右时去接听电话。万一因故难以分身,而使对方久等,则务必要向对方讲明原因,并且道歉。接听电话之初,通常亦应先说“你好”,然后再略作自我介绍,以便对方确认是否拨错号码。若对方拨错了号码,要耐心地向对方说明。若发话人找的不是自己,可及时代为寻找对方所要找的人。要是那个人不在的话,应向对方说明,并询问对方要不要自己帮忙,对方若请自己传一个口信的话,一定要当场笔录下来,并且复述一遍。在通话结束时,不要忘记说“再见”,不要抢先挂断电话。
第三,要善用手机与呼机。在对外交往中,使用手机、呼机等移动通信工具,是十分普遍的。重要的是,使用它们时一定要注意以下三条:一是不要妨碍别人。在所有公共场所及办公地点,都应当使手机与呼机“禁声”,至少也不应使之噪声扰人。二是不要有碍安全。乘坐飞机、驾驶汽车、经过加油站或前往医院探视病人时,均不得使用手机或呼机,否则将有碍自己与他人的人身安全。三是不要招摇过市。手机与呼机都是通信工具,而非时装道具,因此切勿在大庭广众之前以之显派招摇。走路时将它攥在手里,会客时将它支于桌上,都是不适当的做法。